Sunday, 15 December, 2019

Apa itu Purchasing? Serta Apa Saja yang Harus Dilakukan oleh Divisi Purchasing?


Istilah “Purchasing” berasal dari bahasa Inggris yang berarti “pembelian”. Purchasing adalah suatu proses pemesanan dan pembelian barang atau jasa untuk menunjang kegiatan produksi. Selain itu, definisi lain purchasing adalah bagian yang berfungsi untuk memenuhi segala perlengkapan kebutuhan di perusahaan. Pada umumnya divisi purchasing hanya ada dalam perusahaan berskala menengah ke atas, seperti halnya pada bisnis perhotelan.

Dalam proses purchasing ada lima tahapan yang harus dilakukan, di antaranya.

  1. Permintaan pembelian
  2. Pemilihan vendor/pemasok
  3. Penempatan order pembelian
  4. Penerimaan barang
  5. Pencatatan transaksi pembelian

Pada bisnis perhotelan, divisi purchasing adalah sub bagian dari divisi akunting yang memiliki tugas untuk membeli segala kebutuhan operasional hotel. Divisi purchasing adalah divisi yang sangat penting pada bisnis perhotelan karena berperan besar dalam kegiatan operasional hotel. Keahlian divisi purchasing perhotelan dalam pengelolaan pembelian barang memiliki sistem yang baik, maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan besar. Hal ini disebabkan oleh keahlian para staf dalam membeli barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Dalam proses purchasing di perhotelan ada beberapa hal yang mesti diperhatikan agar sistem terus berjalan dengan efektif, di antaranya.

  • Staf purchasing harus memiliki kepribadian baik dan mengetahui segala aspek yang berhubungan dengan divisi purchasing.
  • Divisi purchasing adalah divisi yang perlu memiliki standarisasi terhadap barang-barang atau jasa yang akan dibeli.
  • Perlu adanya metode yang efektif untuk mempermudah berjalannya proses purchasing.

 

Menjadi bagian penting dalan bisnis perhotelan, divisi purchasing memiliki target disetiap aktivitas pembelian yang dilakukannya, seperti target pembelian untuk persediaan barang di gudang. Divisi purchasing perlu melakukan analisis perhitungan secara rutin terhadap ketersediaan barang yang dibutuhkan oleh divisi lain. Dengan ini dibutuhkan kerja sama yang baik oleh divisi purchasing dan divisi lainnya untuk membuat purchase requisition (catatan permintaan pembelian).  Divisi lain harus mengisi purchase requisition agar mereka dapat pula memperhitungkan jadwal yang tepat untuk meminta pembelian barang sehingga tidak terjadi kekosongan stok.

Divisi purchasing perlu memiliki teknik dalam melakukan pembelian barang. Teknik yang dilakukan oleh mereka pastinya harus memberikan keuntungan bagi perusahaan. Dengan demikian, divisi purchasing perlu melakukan pendekatan atau hubungan yang baik dengan pemasok atau vendor sehingga mereka ingin terus bekerja sama dengan perusahaan.

Pada bisnis perhotelan, divisi purchasing memiliki beberapa cara dalam melakukan pembelian barang, yaitu:

  • Membuat sistem kontrak
  • Sistem belanja harian atau bulanan
  • Pembelian barang secara tunai

Divisi purchasing adalah divisi yang secara fungsi bertugas menunjang segala kebutuhan aktivitas di perusahaan. Oleh karena itu, divisi purchasing memliki enam prinsip kerja sebagai acuan fungsi kinerja mereka, di antaranya.

  • The right price
  • The right quantity
  • The right time
  • The right place
  • The right quality
  • The right source

Divisi purchasing juga harus bertanggung jawab terhadap lima hal, yaitu: (1) bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian barang; (2) bertanggung jawab atas inovasi-inovasi yang menguntungkan; (3) bertanggung jawab dalam meningkatkan perputaran bahan; (4) bertanggung jawab atas untuk menyelidiki perkembangan pasar; (5) bertanggung jawab atas pemeliharaan barang.

Dari kelima tanggung jawab di atas, terdapat 10 tugas yang harus dilakukan oleh divisi purchasing

  • Membuat daftar pemesanan
  • Melakukan input biaya pembelian
  • Membuat laporan pembelian bulanan
  • Melakukan pembelian barang
  • Membuat perbandingan harga barang antara vendor satu dengan lainnya.
  • Membuat perbandingan harga pada bahan-bahan pokok secara rutin (setiap bulan).
  • Memastikan kualitas dan harga barang.
  • Memantau proses pengiriman ataupun pengembalian barang.
  • Menjaga hubungan kerja sama dengan vendor.

Sumber:https://yudaneru.wordpress.com/2017/04/14/tugas-tentang-purchasing/

Sumber gambar:

https://www.conversioner.com/glossary/purchase

https://www.spartanburgcounty.org/159/Purchasing

 

0 comments on “Apa itu Purchasing? Serta Apa Saja yang Harus Dilakukan oleh Divisi Purchasing?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *